redaction technique

RÉDACTION TECHNIQUE ET CHAMPS D’APPLICATION

En raison de la demande croissante de services de rédaction technique multilingues, nous avons décidé de rédiger un billet explicatif sur ce sujet qui décrit les caractéristiques les plus importantes et détaille les procédures mises en place par notre société afin d’assurer une qualité irréprochable.

Commençons par nous pencher sur les avantages et champs d’application de ce service.

La rédaction technique comprend la rédaction de manuels et procédures, de livrets d’instruction et de documents analogues : la création de toute la documentation visant à illustrer les caractéristiques et le fonctionnement d’un produit ou d’un processus.

Champs d’application de la rédaction technique :

  • utilisateur, installation, maintenance et manuels d’entretien ;
  • procédures d’entreprise ;
  • WEB : guides en ligne, info-bulles, conseils, magazines réalisés avec des hypermédias ;
  • revues spécialisées : revues professionnelles et techniques, magazines et journaux en ligne.

Mais il ne s’agit pas simplement de rédiger : la rédaction technique va de pair avec la communication technique, une prestation capable de garantir une continuité, une protection ainsi que des économies, pour les raisons suivantes :

  • Un fabricant informe l’utilisateur sur le produit à l’aide d’un manuel : si ce dernier est exhaustif, clair et convivial, le client sera en mesure d’exploiter pleinement toutes les caractéristiques qui l’on poussé à choisir cette machine, appréciant toutes les fonctionnalités, bénéficiant d’une perception plus claire de votre produit et de la garantie d’une plus grande protection, y compris en cas d’accident. Nos rédacteurs techniques présentent de manière claire et détaillée les prescriptions de sécurité, les procédures, les normes de références et les normes pour vos produits : une protection ultérieure pour le fabricant et pour le client.
  • Les procédures d’une entreprise visent à rationnaliser et à coordonner le travail de l’ensemble du personnel et doivent donc être précises du point de vue technique tout en transmettant clairement les concepts. Ici, le rôle du rédacteur technique est donc très important afin de valoriser autant que possible les contenus de vos procédures.
  • L’utilisation d’outils Web, l’assistance et la communication avec les clients deviendront plus que jamais constantes et seront associées à des qualités de clarté et de sécurité : les utilisateurs de vos produits pourront, en tout temps et en tout lieu, accéder à votre documentation sur le Web depuis n’importe quel dispositif (PC, smartphone ou tablette) et apprécier la continuité de votre assistance technique, en ayant accès aux services d’assistance ainsi qu’à d’autres outils d’aide en ligne, de manière rapide et ciblée pour le client et de manière rentable pour vous, grâce à l’élimination des coûts d’impression et des frais relatifs à la distribution de supports papier.
  • Les revues spécialisées sont utiles pour mettre en avant votre société et vos produits : la précision technique de la rédaction doit accompagner les compétences de communication d’un bon rédacteur pour que chaque article devienne une publicité et un outil marketing pour gagner de nouveaux clients.

La publication technique comprend la rédaction et la communication technique, d’où la nécessité de disposer d’experts industriels et rédactionnels, des ingénieurs et rédacteurs pour travailler ensemble afin d’associer la précision des contenus à l’efficacité de la communication avec les lecteurs cibles. L’expert technique fournit des contenus complets et pointilleux alors que le rédacteur adapte la présentation et la communication en fonction du profil du client final de la rédaction technique et en adoptant l’approche qui convient le plus :

  • Le modèle de tutoriel, qui guide l’utilisateur pas à pas dans l’apprentissage des fonctions d’un produit, simplement et directement, ou
  • Le modèle de référence, destiné à des spécialistes ou à des utilisateurs experts comprenant une description rigoureuse et détaillée des spécifications techniques, des fonctions du produit et de la logique opérationnelle.

LES DIFFÉRENTES PHASES DE NOTRE SERVICE DE RÉDACTION TECHNIQUE

La première étape de ce service prévoit l’organisation d’un briefing à distance ou au sein même de l’entreprise cliente afin de réaliser les actions suivantes :

  • définir les contenus à traiter, les informations à résumer et/ou à détailler et l’exigence d’insérer certaines normes de référence. Notre rédacteur rencontrera ensuite un expert de votre secteur qui le guidera sur la voie d’une compréhension totale du sujet à traiter. L’expert du secteur peut être le client même ou bien une autre personne afin d’éviter tout conflit d’intérêt.
  • identifier le profil du client final et l’approche la plus appropriée (tutoriel ou référence) ;
  • définir le format final (papier, web, audio/vidéo), la mise en page, les dimensions du document, le nombre et les caractéristiques des pages/captures d’écran ;
  • convenir de la structure du document : modularité, division et ordre logique des sujets, annexes éventuelles et sommaires analytiques, liens multimédias internes/externes, codes QR, illustrations (dessins, vues éclatées, tableaux, photographies) ;
  • Choisir la langue du contenu et les traductions nécessaires ;
  • Fixer les dates des vérifications intermédiaires et des vérifications finales pour validation de la part du client et livraison finale.

À la suite du briefing, le groupe de publication technique procèdera aux opérations suivantes :

  • identifier et rassembler toutes les sources constituées par de la documentation du client et par des documents précédemment élaborés qui s’avèrent utiles à la création du nouveau document, avec l’aide d’experts du secteur ;
  • élaborer, produire des illustrations et légendes afférentes ;
  • réaliser des contrôles internes du contenu par l’intermédiaire de nos réviseurs et experts du secteur en vue d’une vérification point par point de la bonne compréhension du sujet par le rédacteur ;
  • contrôler l’utilisabilité d’interfaces potentielles ;
  • réaliser des vérifications intermédiaires avec le client ;
  • traduire et localiser le contenu dans plusieurs langues différentes de l’original. Nos rédacteurs techniques installés à l’étranger sont à même d’élaborer des textes techniques directement dans la langue étrangère qu’ils maîtrisent : notre personnel est notamment constitué de rédacteurs techniques ayant pour langue maternelle l’anglais britannique ou l’anglais américain.
  • Vérifier l’utilisabilité des interfaces traduites ;
  • Vérification générale effectuée par le client ;
  • Publication en ligne ou sur des supports papier. En ce qui concerne plus précisément la publication en ligne, notre équipe rédactionnelle peut utiliser le CMS du client ; notre personnel informatique est également ouvert à toute suggestion ou conseil pour adopter le meilleur système de gestion de contenus qui satisfera aux besoins du client.
  • Validation finale par le client.

Notre équipe de publication technique peut également analyser et réviser la documentation existante, évaluer le potentiel de publication effectif, y compris au vu des normes de secteur et des règlementations en matière de santé et de sécurité, car la sécurité du fabricant et du client intervient également lors de la rédaction technique.

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