Asseverazione e legalizzazione di documenti

Traduzione, asseverazione e legalizzazione documenti: facciamo chiarezza

A seconda delle necessità, della lingua di traduzione e/o del Paese di destinazione, possono presentarsi diverse modalità entro le quali è possibile ottenere la validazione di autenticità di un documento, sia esso un certificato appartenente a un privato (diplomi scolastici, certificati di nascita, certificati penali, ecc …) o a un’azienda/istituzione (contratti, atti costitutivi, bilanci, ecc …). In questo articolo illustreremo le differenze che intercorrono tra asseverazione, legalizzazione documenti, e autenticazione tramite apostille (alternativa alla legalizzazione per i Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aia del 1961).

I procedimenti burocratici mediante i quali un documento può essere certificato sono: asseverazione, legalizzazione o apostille. Cerchiamo ora di capire nel dettaglio di cosa si tratta, analizzando le modalità in cui tali servizi possono essere erogati e quali figure entrano in gioco.

Asseverazione

Di cosa si tratta?

L’asseverazione è un atto pubblico tramite il quale viene certificata la corrispondenza dei contenuti della traduzione di un documento (privato o aziendale che sia) rispetto alla versione originale dello stesso.

Sostanzialmente si tratta di un giuramento, il quale attesta che la traduzione di un documento rispetta l’originale e vi si attiene per tutta la sua lunghezza (per l’appunto si parla anche di asseverazione come di traduzione giurata).

Quando è necessaria?

L’asseverazione della traduzione di un documento risulta necessaria:

  1. ogni qual volta si intenda rendere legalmente valido un documento redatto in lingua straniera su tutto il territorio italiano. In tal caso, risulta d’obbligo la traduzione di siffatto documento in lingua italiana.
  2. nel caso in cui si intenda ufficializzare un documento in un altro Paese. In tal caso, il processo di asseverazione costituisce uno passaggio necessario per la successiva legalizzazione (vedi oltre).

Come viene asseverato un documento?

La corrispondenza della traduzione di un documento rispetto all’originale può essere certificata tramite giuramento in Tribunale da:

  1. un traduttore madrelingua (che può essere la persona stessa che ha tradotto il documento);
  2. una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza;
  3. una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente.

Chi presta giuramento, deve firmare un verbale di giuramento (fornito dal tribunale o da uno studio professionale) in presenza di un funzionario del Tribunale competente presso la Cancelleria dello stesso e si fa carico di ogni responsabilità derivante dalla veridicità della sua dichiarazione. Il documento viene poi timbrato dal funzionario del Tribunale.

Un documento risulta asseverato nel momento stesso in cui viene firmato e timbrato.

Legalizzazione documenti

Di cosa si tratta?

In genere, con il termine legalizzazione si fa riferimento al procedimento tramite il quale si autentica la firma apposta da un pubblico ufficiale su un documento o un atto (in questo caso rientrano le asseverazioni), dando valore legale al documento in questione.

Quando è necessaria?

Secondo la Legge italiana, la legalizzazione della firma di un documento risulta necessaria in due casi:

1) legalizzazione documenti per l’estero: serve laddove le firme apposte su un qualsiasi atto o documento formato in Italia debbano avere valore legale, anche all’estero, dinnanzi a un’autorità estera. A tal proposito si cita l’Art. 33, comma 1 del D.P.R. 28/12/2000 n°445:

“Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o altri organi e autorità delegati dallo stesso.”

2) legalizzazione documenti stranieri in Italia: occorre laddove sia necessario legalizzare, entro i confini dello Stato italiano, un documento formato all’estero.
Riprendendo sempre il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:

“Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si veda l’articolo 31.”

Legalizzazione documenti: come viene legalizzata la firma?

La legalizzazione viene effettuata dalla prefettura competente (per delega del Ministero degli Affari Esteri). Il documento deve presentare la firma completa da legalizzare. Una volta presa visione del documento,  si procede ad apporre i seguenti dati:

  • data e luogo di legalizzazione;
  • nome e cognome;
  • qualifica e firma del pubblico ufficiale legalizzante;
  • timbro dell’Ufficio Territoriale Del Governo (come descritto nell’Art. 30 del D.P.R. 28/12/2000 n°445).

In alcuni casi può provvedere al servizio di legalizzazione documenti la stessa Procura della Repubblica.

A differenza dell’asseverazione, i tempi di espletamento per la legalizzazione di una firma variano, generalmente dai 3 ai 5 giorni lavorativi.

In alcuni casi la legalizzazione, intesa in senso stretto, non è richiesta ed è possibile ufficializzare un documento semplicemente tramite apostille. Vediamo ora i casi in cui tale pratica è possibile.

Apostille: alternativa alla legalizzazione documenti (entro determinati limiti)

Di cosa si tratta?

Il termine postilla, o apostille (dal francese) deriva dal latino postilla, e cioè dopo, in seguito (post) a ciò (illa), da intendersi come “in seguito alle parole dell’autore”.

In linguaggio legale, definisce proprio l’annotazione che si pone su un documento originale da legalizzare, in sostituzione all’ordinario  procedimento di legalizzazione.

In che termini è possibile ricorrere alla apostille anziché alla legalizzazione documenti?

La legalizzazione documenti tramite apostille viene emessa, di norma, dall’ambasciata dello Stato per il quale si vuole rendere legalmente riconosciuto il documento.

Questa alternativa, tuttavia, è valida solo per i Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 1961.

In tal caso, la validazione del documento è immediatamente effettiva per tutti gli Stati della Convenzione.

 

Elenco degli Stati che hanno sottoscritto e in cui è entrata in vigore la Convenzione dell’Aja:

Segue l’elenco completo degli stati in cui tale Convenzione è entrata in vigore:

Albania
Andorra
Antigua e Barbuda
Argentina
Armenia
Australia
Austria
Azerbaijan
Bahamas
Bahrain
Barbados
Belarus
Belgio
Belize
Bosnia-Erzegovina
Botswana
Brunei
Bulgaria
Capo Verde
Cipro
Colombia
Corea del Sud
Costa Rica
Croazia
Danimarca
Dominica
Ecuador

El Salvador
Estonia
Fiji
Finlandia
Francia
Georgia
Germania
Grecia
Grenada
Honduras
Hong Kong
Irlanda
Islanda
Isole Cook
India
Israele
Italia
Giappone
Kazakistan
Kirghizistan
Lettonia
Lesotho
Liberia
Liechtenstein
Lituania
Lussemburgo
Macau

Malawi
Macedonia
Malta
Isole Marshall
Mauritius
Messico
Moldavia
Monaco
Mongolia
Montenegro
Namibia
Nuova Zelanda
Nicaragua
Niue
Norvegia
Oman
Paesi Bassi
Panama
Perù
Polonia
Portogallo
Regno Unito
Republica Ceca
Republica Dominicana
Romania
Russia
São Tomé e Príncipe

St.Kitts e Nevis
St.Vincent-Grenadine
Santa Lucia
Samoa
San Marino
Serbia
Seychelles
Slovacchia
Slovenia
Sud Africa
Spagna
Stati Uniti d’America
Suriname
Svezia
Svizzera
Swaziland
Tonga
Trinidad e Tobago
Turchia
Ucraina
Ungheria
Uruguay
Uzbekistan
Vanuatu
Venezuela

Nonostante la ratifica della convenzione da parte degli Stati di cui all’elenco sopra, la situazione viene complicata dall’articolo 12 della Convenzione, il quale attesta che l’adesione alla Convenzione da parte di un dato Paese, è da ritenersi valida solo nei confronti degli Stati che la impugnano entro sei mesi dalla ricezione della notifica da parte del Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.

Nel 2004, per esempio Germania, Belgio, Italia, Spagna e Grecia impugnarono la richiesta di adesione alla Convenzione da parte dell’Albania che, pertanto, non aveva valore nei confronti di questi Paesi.

L’Italia ritirò in seguito la sua obiezione nei confronti dell’Albania il 26 maggio 2011, data in cui la Convenzione entrò di conseguenza in vigore tra i due Paesi. Da allora, in Italia è dunque possibile legalizzare un documento per l’Albania tramite apostille.

A differenza di altri Paesi, al momento l’Italia non ha impugnato altre richieste di adesione. La Convenzione è pertanto valida tra l’Italia e tutti i Paesi dell’elenco sopra indicato.

Rimandiamo ad un prossimo articolo ulteriori dettagli in merito alla Convenzione dell’Aia del 1961.

Fonti

Per ulteriori informazioni sulla necessità di traduzione e legalizzazione documenti per l’estero, restiamo a Vostra completa disposizione all’indirizzo legal1@smglanguages.com.

  • karima Bettayeb

    Buongiorno

    Sono la Signora Karima Bettayeb, di nazionalità algerina, vorrei sapere se il mio certificato penale francese può essere tradotto dalla lingua francese alla lingua italiana tramite mio marito di nazionalità cilena.

    Cordiali saluti

    • SMG

      Se suo marito parla e traduce correttamente in italiano non ci sono problemi. In caso di asseverazione (giuramento della traduzione presso il tribunale competente), sarà il traduttore – in tal caso suo marito – a prestare giuramento presso il tribunale di competenza. Va aggiunto, però, che in Italia alcuni tribunali (non tutti) richiedono che la traduzione venga eseguita da un traduttore iscritto all’albo del tribunale. In tal caso, Le consigliamo di consultare il tribunale presso cui ha intenzione di far asseverare il documento per ulteriori informazioni sulla fattibilità della cosa.

      Cordialmente

  • Claudia Antonela Machonici

    Buongiorno, vorrei sapere se gli atti societari italiani da valere in Romania dovranno avere solo l’asseverazione o anche la legalizzazione. Specifico che si tratta sia di certificati camerali, iscrizioni White lista, richieste variazione mezzi, visure di evasione, ma anche dichiarazioni sostitutive di atto notorio, C.I. e C.F. Grazie

    • SMG

      Gentillissima Claudia,
      per avere una validità su un territorio estero, ogni documento societario deve essere asseverato e legalizzato. Per più informazioni o per una richiesta di preventivo, non esitare a mandarci una mail all’indirizzo sales.italia@smglanguages.com, saremmo lieti di aiutarla
      Cordialmente

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