INFORMATIONSSICHERHEIT

SO GARANTIEREN WIR DIE VERTRAULICHKEIT UNSERER SPRACH- UND KOMMUNIKATIONSLEISTUNGEN

SMG erhebt, verarbeitet und speichert Informationen über ein dediziertes Sicherheitsmanagementsystem, das nach ISO 9001:2015 sowie ISO 27001:2022 zertifiziert ist und speziell entwickelt wurde, um Risiken wie die Kompromittierung, unbefugte Weitergabe oder den Verlust von Daten in verschiedensten Situationen zu minimieren. Dieses System umfasst unter anderem regelmäßige Backups, kontrollierte Zugangsbeschränkungen zu unseren Betriebsstätten sowie strukturierte Disaster-Recovery-Prozesse.

Der für die Kundenbetreuung zuständige Projektmanager stellt sicher, dass die Datenverarbeitung in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erfolgt:

  • Verordnung der Europäischen Union Nr. 2016/679 im Bereich der Verarbeitung personenbezogener Daten und des Datenschutzes, verabschiedet am 27. April 2016 unter der Bezeichnung Datenschutz-Grundverordnung (General Data Protection Regulation) und bekannt unter dem Kürzel GDPR.
  • Die nationalen Vorschriften zur Informationssicherheit, die in den jeweiligen Ländern von SMG und dem Kunden gelten.
  • Das interne Unternehmensprotokoll „Plan für Vertraulichkeit, Geschäftskontinuität und betriebliche Notfälle“.
  • Ergänzende Klauseln gemäß den Lastenheften und Spezifikationen des Kunden.
  • Vorgaben für den Umgang mit Informationen der Geheimhaltungsstufen „VS-Nur für den Dienstgebrauch“, „Vertraulich“, „Geheim“ und „Streng geheim“ – wie beispielsweise Ermächtigung zum Zugang zu Verschlusssachen oder Sicherheitserklärungen für Unternehmen.
  • Verschwiegenheitsklauseln in den Arbeitsverträgen der Mitarbeitenden.

SMG Languages, in vollem Umfang verantwortlich für den Schutz der erfassten Informationen, garantiert durch ein eigens dafür eingerichtetes internes Sicherheitssystem maximale Vertraulichkeit bei der Abwicklung ihrer Sprach-, Übersetzungs- und Kommunikationsdienste.

Dieses System bietet drei Ebenen der Informations- und Prozessverwaltung (siehe unten), die mit dem Kunden auf Basis der spezifischen Anforderungen vereinbart werden.

ORDENTLICHES SICHERHEITSVERFAHREN – OSV

Dieses ordentliche Verfahren wird angewendet, wenn der Kunde keine Sprachdienste anfordert, die durch eine Sicherheitsfreigabe oder durch das Außerordentliche Sicherheitsverfahren garantiert sind, und sieht Folgendes vor:

  • Der Zugriff auf die vom Kunden bereitgestellten Informationen und Dokumente (einschließlich beispielsweise Übersetzungen und Begleitmaterial für Dolmetscher) ist auf autorisiertes und ordnungsgemäß geschultes Personal beschränkt. Dieses Personal wird über die Datenverarbeitung und die damit verbundenen Risiken angemessen informiert und geschult.
  • Das Papiermaterial wird in einem feuerfesten Safe aufbewahrt, der sich in einem gepanzerten Sicherheitsraum
  • Das digitale Material wird über IT-Systeme verwaltet, die nur für Inhaber spezifischer, persönlicher Zugangsdaten zugänglich sind.
  • Der Schutz vor Internet-Bedrohungen, die entsprechende Netzwerksicherheits-Peripherie (Perimeterschutz) und der Schutz von Endgeräten (Endpoints) werden durch Firewall- und Antiviren-Systeme gewährleistet.
  • Mehrstufige Backup-Strategien (lokal, extern, remote): Es sind drei Systeme zur Sicherung von Dokumenten und Daten auf dedizierten internen Servern, auf externen physischen Medien und auf Remote-Servern aktiv, mit Virtualisierung der Arbeitsumgebungen. Dies beinhaltet die Möglichkeit einer schnellen Datenwiederherstellung und Disaster-Recovery-Verfahren.

VERARBEITUNG KLASSIFIZIERTER INFORMATIONEN

SMG Languages bietet Sprach-, Übersetzungs- und Dolmetschdienste an, die durch Systeme und Verfahren abgesichert sind, die den ordnungsgemäßen Umgang mit Informationen gewährleisten, welche mit den Geheimhaltungsgraden „VS-Nur für den Dienstgebrauch“, „Vertraulich“, „Geheim“ und „Streng geheim“ eingestuft sind. Dies gilt ebenso für Informationen, die durch NATO-Sicherheitsstufen („NATO Restricted“, „NATO Confidential“, „NATO Secret“ und „Cosmic Top Secret“ – NR, NC, NS, CTS) oder durch entsprechende Einstufungen in anderen Ländern geschützt sind.

Das Sicherheitssystem wird im „Plan für Vertraulichkeit, Geschäftskontinuität und betriebliche Notfälle“ detailliert beschrieben, der dem Kunden auf Anfrage übermittelt werden kann.

Für die Bearbeitung von Informationen, die als „Vertraulich“ klassifiziert sind, kann der Kunde den Einsatz von Übersetzern, Dolmetschern und Personal anfordern, die im Besitz einer personellen Sicherheitsüberprüfung (SÜ) sind, sowie die Aktivierung einer Struktur für das Sprachmanagement, die über eine geheimschutzrechtliche Sicherheitserklärung für Unternehmen verfügt.

AUSSERORDENTLICHES SICHERHEITSVERFAHREN

Dieses Verfahren wird bei Sprach-, Übersetzungs-, Dolmetsch- und Kommunikationsdiensten angewendet, für die der Kunde operative Maßnahmen mit einem hohen Sicherheitsniveau anfordert. Dabei muss sich der Kunde jedoch bewusst sein, dass diese Maßnahmen längere Bearbeitungszeiten und höhere Kosten mit sich bringen.

Wir empfehlen die Anwendung dieses Verfahrens, wenn im Zuge der Leistungserbringung beispielsweise Informationen gehandhabt werden müssen, die mit den Geheimhaltungsgraden „VS-Nur für den Dienstgebrauch“, „Vertraulich“, „Geheim“ und „Streng geheim“ eingestuft sind, oder wenn andere besondere Vertraulichkeitsmaßnahmen erforderlich sind.

Nachfolgend sind die Hauptmerkmale dieser Verfahrensweise aufgeführt:

  • Die Verwaltung von Aufträgen, die dem außerordentlichen Sicherheitsverfahren unterliegen, fällt in die Zuständigkeit der Beauftragten für außerordentliche Sicherheit (BAS), die speziell aus unserem Personal ausgewählt werden.
  • Die Beschreibung des außerordentlichen Sicherheitsverfahrens, der Zugriff auf die eingesetzten Systeme sowie auf die verarbeiteten Daten und Informationen sind den BAS vorbehalten. Die BAS verpflichten sich zur Geheimhaltung der angewendeten Verfahren und Systeme, der verarbeiteten Informationen sowie der Identität der Kunden, die Dienstleistungen im Rahmen des außerordentlichen Sicherheitsverfahrens in Anspruch nehmen.
  • Informationen bezüglich des außerordentlichen Sicherheitsverfahrens werden ausschließlich nach einer formellen schriftlichen Anfrage des Kunden weitergegeben.