WISSENSMANAGEMENT

WIR GEBEN IHREM KNOW-HOW EINE STIMME UND STÄRKEN IHRE IDENTITÄT

Wie sichert man den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens? Der Niedergang beginnt meist dort, wo die Identität schwindet, die den Erfolg einst begründet und den Weg für nachhaltiges Wachstum geebnet hat. Doch wie bewahrt man diese gewinnbringende Kombination aus Vision, Know-how und Kernwerten, die das Fundament Ihres Unternehmenswissens bildet? Fehlt dieses Wissen, führt das zu Orientierungslosigkeit im Arbeitsalltag – rationale und stimmige Entscheidungen werden dadurch nahezu unmöglich.

SMG Languages unterstützt das Management dabei, das Unternehmen zu stärken und langfristig erfolgreich aufzustellen. Wir helfen Ihnen, Ihr wertvollstes Gut zu bewahren, auszubauen und zu teilen: Ihr Wissen. Dieses einzigartige Know-how prägt die Identität Ihres Unternehmens und leitet Ihre Entscheidungen in Wachstumsphasen ebenso wie in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. So meistern Sie jeden Wandel: Sie beschleunigen, wenn es möglich ist, bremsen, wenn es nötig ist, und inspirieren Ihre Mitarbeiter zu Spitzenleistungen und echtem Teamgeist.

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit sammeln und bündeln wir in einem ersten Schritt das gesamte Wissen Ihres Unternehmens, um einen klaren, zentralen Bezugspunkt zu schaffen. Je nach Bedarf halten wir dieses Know-how durch die Erstellung von Präsentationen, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Handbüchern, technischen Unterlagen und Unternehmensporträts fest. Auf Basis dieser strukturierten Wissensdatenbank (Knowledge Base) entwickeln wir anschließend eine starke, ausdrucksstarke Identitätsgeschichte nach außen, die wir auch über innovative Multichannel-Projekte erfolgreich umsetzen können.

Ein solch innovativer Ansatz im Wissensmanagement bietet Ihnen doppelte Vorteile: Er bindet Ihre internen Mitarbeiter ebenso ein wie das externe Publikum. Dadurch erreichen Sie Ihre Ziele in der Mitarbeiterfortbildung wie von selbst und vermitteln gleichzeitig ein absolut authentisches Unternehmensbild.

WIR KONZIPIEREN IHR ZIRKULÄRES CONTENT-MANAGEMENT

Wir konzipieren und koordinieren für Sie maßgeschneiderte Ökosysteme für Ihr Wissensmanagement und Ihre technische Kommunikation. Dabei integrieren wir Menschen, Prozesse und Technologien nahtlos und skalierbar.

Es handelt sich um ganzheitliche Lösungen, die praktisch all Ihre Anforderungen in den Bereichen Wissen, Content und Unternehmensidentität abdecken. Das Spektrum reicht von der Erstellung strukturierter Inhalte über deren Lokalisierung für die jeweiligen Sprachen und Kulturen Ihrer Zielgruppen bis hin zur Mitarbeiterfortbildung. Zudem kümmern wir uns um die kontinuierliche Aktualisierung Ihrer technischen Dokumentation, die Qualitätskontrolle und die Konformitätszertifizierung.

So strukturieren wir das Projekt für Sie:

• Prozessgestaltung: Wir strukturieren Ihre Arbeitsabläufe inklusive des gesamten Content-Workflows (Content Operations), damit diese reibungslos, skalierbar und kosteneffizient ablaufen.
• Technologie: Wir ermitteln die passenden Technologien für Ihren Bedarf. Dazu gehören CCMS-Lösungen (wie MadCap Flare oder Paligo), CMS (wie WordPress, Joomla oder Drupal), Dokumentenmanagement-Plattformen (wie SharePoint), Intranet-Systeme sowie KI-Anwendungen und Lösungen zur Integration neuer, optimierender Technologien in Ihre bestehenden Informationssysteme.
• Redaktionsstandards: Aus der Vielzahl an Standards für das Schreiben und Strukturieren von Inhalten (z. B. europäische und US-amerikanische Normen, Plain English, DITA, Information Mapping, ASD-STE100, Diátexis etc.) vereinbaren wir den für Sie am besten geeigneten Standard. Dabei berücksichtigen wir Ihre Zielgruppe, Ihre technologische Infrastruktur und die gesetzlichen Vorgaben. Bei Bedarf erstellen wir maßgeschneiderte Gestaltungsvorgaben (Style Guides) und Markenrichtlinien (Brand Manuals) für Ihr visuelles Erscheinungsbild.
• Knowledge Governance: Wir definieren die Richtlinien für Ihr Wissensmanagement, wozu unter anderem das Aufsetzen von Protokollen für die kontrollierte Verteilung von Inhalten inklusive klarer Regeln für deren Aktualisierung und Rückverfolgbarkeit (Versioning) zählt.
• Projektteam: Wir stellen Ihnen das passende Projektpersonal zur Seite, um das Know-how Ihres eigenen Teams gezielt um fehlende Kompetenzen zu ergänzen.

WIR KONSOLIDIEREN IHRE KNOWLEDGE BASE

Wenn Sie uns mit dem Wissensmanagement oder der Content-Erstellung beauftragen, tragen wir Ihre Wissensbasis (Knowledge Base) zunächst auf strukturierte Weise zusammen. So schaffen wir ein zentrales Informationsarchiv für Sie, das sich leicht durchsuchen, abrufen und jederzeit aktualisieren lässt.

In einem ersten Schritt erfassen wir das wertvolle Wissen, das Ihre Mitarbeiter über die Jahre aufgebaut haben. Dafür führen wir gezielte Interviews sowie Vor-Ort-Besuche durch und sichten bestehende Unterlagen (wie Präsentationen, Handbücher oder Prozessbeschreibungen). Dieser persönliche Austausch bietet Ihrem Team zudem den Raum, offene Fragen anzusprechen und direkt Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Nach der internen Bestandsaufnahme sammeln wir bei Bedarf auch externe Daten, um das Marktumfeld Ihres Unternehmens genau zu beleuchten. Das ist beispielsweise eine hervorragende Basis für ein präzises Benchmarking mit Ihren Mitbewerbern.

WIR ERSTELLEN IHRE DOKUMENTATION

Sobald die Informationen Ihrer Wissensbasis gesammelt und geprüft wurden, erstellen, übersetzen und verwalten wir Ihre strategischen und technischen Inhalte.
Die Redaktion erfolgt nach gemeinsam definierten Standardisierungsprinzipien, um eine hohe Uniformität und optimale Lesbarkeit der Texte zu gewährleisten. Durch eine intelligente Modularisierung – also das Aufteilen der Inhalte in wiederverwendbare Bausteine – sorgen wir außerdem dafür, dass Texte effizient mehrfach genutzt werden können.

Auf diese Weise verwandeln wir Ihr implizites Wissen in strukturierte, mehrsprachige und geprüfte Inhalte. Dabei übernehmen wir jede Phase des Projekts:

• Technische Redaktion.
• Layout und Grafikdesign.
• Verwaltung über CMS, CCMS und Multichannel-Systeme.

So haben Sie Ihr gesamtes Know-how endlich gebündelt parat und bewahren das Wissen sowie die Werte, die Ihr Unternehmen einzigartig machen. Das sichert nicht nur Ihre langfristige operative Effizienz, sondern gibt Ihnen auch die perfekten Werkzeuge an die Hand, um künftige Entscheidungen konsistent und erfolgreich zu treffen.

WIR AKTUALISIEREN IHRE INHALTE REGELMÄSSIG

Wir bieten Ihnen volle Unterstützung auf lange Sicht: Wir begleiten Sie bei der regelmäßigen Aktualisierung Ihrer Inhalte – abgestimmt auf die Entwicklung Ihres Unternehmens sowie neue gesetzliche und marktübliche Anforderungen.
Da wir Ihre Dokumentation von Grund auf strukturiert und modular aufgebaut haben, fallen spätere Anpassungen besonders leicht. Durch diese hohe Wiederverwendbarkeit von Textbausteinen senken wir Ihre laufenden Servicekosten und erleichtern Ihnen die Einhaltung aller Vorgaben.

GEMEINSAM ZU IHREN ZERTIFIZIERUNGEN

Wir unterstützen Sie dabei, die notwendigen Zertifizierungen für Ihre Produkte und Systeme zu erhalten. Dafür setzen wir alle Anforderungen der Zertifizierungsstellen präzise um, sodass Ihre technische Dokumentation jederzeit absolut rechtskonform ist.

Häufige Zertifizierungen aus unserer Praxis:

• CE-Kennzeichnung
• NATO-Codierung
• REACH-Konformitätserklärung

WIR FUNGIEREN ALS IHR INTERNATIONALER HELP-DESK

Unser Help-Desk-Service basiert auf einem modernen Ticketing-System. Wir beantworten Fragen und Anfragen Ihrer Nutzer – und das in jeder gewünschten Sprache. Dieser Service sorgt für eine enorme langfristige Entlastung Ihres Teams und nimmt Ihnen viel Verantwortung ab.

Unter anderem unterstützen wir Ihre Nutzer bei Fragen zu den für Sie erstellten Prozessbeschreibungen und leiten deren Feedback und Verbesserungsvorschläge direkt an Sie weiter. Die systematische Erfassung dieser Meldungen ermöglicht es, Inhalte zu entwickeln, die den realen Anforderungen der Nutzer entsprechen. Dies initiiert einen positiven Regelkreis, optimiert das Wissensmanagement und bindet die Mitarbeiter nachhaltig in den Gesamtprozess ein.

WIR SCHULEN IHR TEAM

Ihre Mitarbeiter werden zu einem aktiven Teil des Wissensaufbaus. Die Konsolidierung des Unternehmenswissens bezieht Ihre Mitarbeiter durch den fortlaufenden Informationsaustausch über die Abläufe und die ausgearbeiteten Inhalte sowie durch die systematische Berücksichtigung ihrer Rückmeldungen aktiv ein. Auf diese Weise wird Wissen im gesamten Betrieb verankert – als strategischer Kernwert, der den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichert und vom kontinuierlichen Dialog mit allen Beteiligten getragen wird.

Darüber hinaus konzipiert SMG Languages maßgeschneiderte Schulungsprogramme, um Ihr Team im sicheren Umgang mit der technischen Dokumentation und den Unternehmensanweisungen zu trainieren. Das ist sowohl beim Onboarding neuer Mitarbeiter als auch bei der Weiterbildung Ihres Stammpersonals ein wertvolles Werkzeug. Zu diesem Zweck konzipieren wir modulare Kurse und erstellen das gesamte Schulungsmaterial, einschließlich audiovisueller Medien.

WIR VERMITTELN IHRE EINZIGARTIGKEIT

Eine klare, authentische Wissensbasis, überzeugende Inhalte und ein gut geschultes Team sind der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum. Genau dieses Fundament schaffen wir mit den oben beschriebenen Schritten. Nun können wir alle Register ziehen, um diesen wertvollen Schatz genau so zu kommunizieren, wie Sie es sich wünschen: Wir nutzen die gesamte Palette des Multichannel-Marketings und innovative Kommunikationslösungen für eine zunehmend vernetzte und aufnahmebereite Welt.

Wir freuen uns darauf, Ihrer Stimme Gehör zu verschaffen!