Was sind Arbeitsanweisungen und wie lassen sie sich effizient erstellen
Erstellung und Redaktion von Arbeitsanweisungen in über 160 Sprachen
Dank unseres Teams von muttersprachlichen Autoren und Redakteuren mit Fachkenntnissen in verschiedenen Branchen, das wir im Laufe unserer mehr als 30-jährigen Unternehmenstätigkeit aufbauen konnten, ist SMG in der Lage, Arbeitsanweisungen in über 160 Sprachen zu erstellen, die den internationalen Normen ISO 9001, UNI EN ISO 17100 und ISO 27001 entsprechen.
Eine gut ausgearbeitete Arbeitsanweisung liefert Ihren Mitarbeitern eine übersichtliche Darstellung aller Vorgänge, die zur Erledigung einer Aufgabe und zum Erreichen des gewünschten Ziels auszuführen sind.
Das Erstellen von Arbeitsanweisungen muss als Teamarbeit verstanden werden: Die Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmern selbst ermöglicht es, Unternehmensziele auf effiziente Art und Weise zu erreichen, indem aus den von den Mitarbeitern im Vorfeld ermittelten Lösungen die besten ausgewählt oder auf der Grundlage ihrer jeweiligen Bedürfnisse bessere Lösungsansätze entwickelt werden.
Ein externes Redaktionsteam, das über die internationalen Erfahrungen der SMG verfügt, bietet folgende Vorteile:
- Kritische Punkte und Ineffizienzen werden leichter erkannt, und es wird eine unparteiische Bewertung der bereits bestehenden Verfahrens- und Arbeitsanweisungen vorgenommen.
- Die Beiträge aller Unternehmensabteilungen werden koordiniert (Personalwesen, Produktion, Projektmanagement, Marketing, Vertrieb und Verwaltung).
- Es werden interne Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen geschaffen, die sich sowohl auf globaler als auch lokaler Ebene anwenden lassen.
Warum ist das Erstellen von Arbeitsanweisungen so wichtig?
Wenn die Mitarbeiter des Unternehmens ihre Aufgaben nach verschiedenen Ansätzen und ohne klare und gemeinsame Leitlinien erfüllen, führt dies nicht nur zur Verwirrung, sondern setzt das Unternehmen der zunehmenden Gefahr von Rechts-, Steuer- und Reputationsschäden aus.
Ein internes System aus Unternehmensrichtlinien und Arbeitsanweisungen garantiert dem Unternehmen hingegen die Zugänglichkeit und Sicherheit der Informationen.
Dadurch wird es möglich:
- die Geschäftsprozesse zu optimieren, um besser auf Marktentwicklungen reagieren zu können und eine größere betriebliche Effizienz zu erreichen;
- sicher und innerhalb der festgelegten Parameter zu agieren und das Risiko von Stress für die Arbeitnehmer aufgrund von Unklarheiten zu verringern;
- die Gefahr von Rechts- und Versicherungsschäden zu mindern;
- das Ansehen des Unternehmens zu steigern, indem die Transparenz und Kohärenz verstärkt werden;
- das unternehmenseigene Knowhow zu schützen und zu bewahren.
Sie haben in Ihrem Unternehmen noch nie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen eingeführt? SMG kümmert sich darum!
Im Folgenden haben wir die Voraussetzungen für die Erstellung von klaren, barrierefreien, einheitlichen und validierten Arbeitsanweisungen zusammengefasst:
- Sorgfältige Vorarbeit, technisches Fachwissen und eine tiefgehende Kenntnis der Realität und des Kontextes, in dem die jeweiligen Geschäftsprozesse zur Anwendung kommen.
- Ein objektiver Überblick, um eine vollständige und unvoreingenommene Bewertung zu ermöglichen und kritische Probleme und Ineffizienzen leichter zu erkennen.
- Große Sorgfalt bei der Behandlung der einzelnen Themen und starke Kommunikationsfähigkeiten, die das Verständnis seitens der Endbenutzer erleichtern.
Keine Sorge: Sie können auf uns zählen, wenn es um die Erstellung Ihrer Verfahrens- und Arbeitsanweisungen geht!
Im Laufe der Jahre haben wir ein Team von muttersprachlichen Sprachexperten mit branchenspezifischen Kenntnissen im Fachbereich unserer Kunden aufgebaut: Dieses Team besteht nicht nur aus Autoren und Redakteuren, sondern umfasst auch Übersetzer, Lektoren, Korrekturleser und Desktop-Publisher! Unser Team erstellt Ihre internen Prozessbeschreibungen und kümmert sich um jedes Detail, bis hin zu Druck, Verbreitung und Mitarbeiterschulung!
Die Schaffung Ihrer Prozessbeschreibungen ist nicht nur Mittel zum Zweck, sondern vielmehr das Sprungbrett zu Ihrem Erfolg
Zu Projektbeginn ermitteln wir alle notwendigen Informationen beim Kunden, um mehr über sein Arbeitsumfeld zu erfahren; gezielte Treffen mit dem Kunden, Gespräche mit seinen Mitarbeitern und die Beschaffung von Referenzmaterial ermöglichen es uns, alle relevanten Informationen zu sammeln und die erforderlichen Prozessbeschreibungen auszuarbeiten.
Darüber hinaus können wir nach dem Entwurf und der Verwaltung der Inhalte eine periodische Überprüfung und Aktualisierung der ausgearbeiteten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen anbieten und über einen dezidierten Helpdesk alle Anfragen der Benutzer bearbeiten. Schließlich unterstützen wir unsere Kunden bei der Schulung des Personals und beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Webseite Sprachberatung!
Der Unterschied zwischen
einem Handbuch und einer Arbeitsanweisung
Wir können ein technisches Handbuch als ein Dokument definieren, das zu dem Zweck erstellt wurde, ein bestimmtes Fachgebiet oder ein bestimmtes Thema zu verbreiten und die Endnutzer damit vertraut zu machen
- Policy oder Richtlinie, d.h. die Gesamtheit der Regeln, die bestimmte Unternehmensaktivitäten und -ziele festlegen, um das Verhalten der Mitarbeiter zu regeln und ihnen Leitlinien an die Hand zu geben, die sicherstellen, dass ihr Tun stets mit den Unternehmenswerten übereinstimmt und gesetzeskonform ist.
- Prozesse, d. h. die Gesamtheit der Tätigkeiten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um das Unternehmensziel zu erreichen.
- Arbeitsanweisungen, d.h. die technischen Dokumente, die erklären, wie die für eine bestimmte Aufgabe erforderlichen Arbeitsschritte auszuführen sind.
Nähere Informationen zur Erstellung von technischen Handbüchern finden Sie auf der entsprechenden Seite:
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