Servizi di Gestione della conoscenza

DIAMO VOCE ALLA VOSTRA CONOSCENZA, RAFFORZIAMO L’IDENTITÀ

Come far fiorire un’impresa e non farla tramontare mai? Il declino arriva solitamente quando l’impresa perde lo spirito che l’ha resa grande e che l’avrebbe guidata in un lungo percorso di crescita. Pertanto, come evitare che venga meno quel mix vincente di visione, know-how e valori identitari che costituiscono la conoscenza, senza la quale si crea un contesto lavorativo confuso, in cui è difficile prendere decisioni razionali e coerenti?

SMG Languages interviene a fianco del management per rafforzare l’impresa e darle lunga vita, aiutandola a preservare, accrescere e condividere il suo patrimonio più prezioso: la conoscenza. Essa rappresenta l’identità distintiva dell’impresa e guida le sue decisioni in tempo di crescita come in tempo di contrazione del mercato, aiutandola ad affrontare il cambiamento, ad accelerare quando si può, a rallentare quando si deve e a ispirare le persone verso una vita di costruzione e condivisione.

Quando affianchiamo un’impresa, iniziamo raccogliendo e consolidando la sua conoscenza, affinché diventi un punto di riferimento univoco: a seconda della necessità, la consolidiamo mediante la redazione di presentazioni, policy, processi, procedure, manuali, documentazione tecnica, presentazioni monografiche e quant’altro occorra. In seguito, questo lavoro che ha portato a strutturare la cosiddetta knowledge base, cioè la base di conoscenza, ci permette di comunicare verso l’esterno una narrativa identitaria ed eloquente, realizzabile anche attraverso innovativi progetti multicanale.

È evidente che un approccio alla gestione della conoscenza così innovativo, ci consente di coinvolgere sia i vostri utenti interni sia il pubblico esterno, realizzando automaticamente i vostri obiettivi di formazione del personale e diffondendo un’immagine dell’impresa assolutamente autentica.

PROGETTIAMO LA VOSTRA GESTIONE CIRCOLARE DEI CONTENUTI

Progettiamo e coordiniamo per voi ecosistemi di gestione della conoscenza e di comunicazione tecnica, integrando persone, processi e tecnologie in maniera fluida e scalabile.

Si tratta di soluzioni olistiche, ovvero in grado di risolvere virtualmente tutte le vostre esigenze nell’ambito della conoscenza, dei contenuti e dell’identità d’impresa: dalla redazione di contenuti strutturati alla loro localizzazione nelle lingue e nelle culture dei vostri utenti, fino alla formazione del personale, all’aggiornamento costante della documentazione tecnica, al controllo della sua qualità e alla sua certificazione di conformità.

Come strutturiamo il progetto per voi:

• Strutturiamo i processi di lavoro, inclusi quelli per la gestione del workflow dei vostri contenuti (content operations), affinché siano fluidi, scalabili ed economicamente efficienti.
• Individuiamo le tecnologie abilitanti più adeguate alle vostre esigenze, quali i CCMS (come MadCap Flare o Paligo), CMS (ad esempio WordPress, Joomla o Drupal), altre piattaforme di gestione documentale (come SharePoint), sistemi Intranet, applicazioni di intelligenza artificiale e soluzioni per integrare i vostri sistemi informativi con nuove tecnologie migliorative.
• Stabiliamo le norme di redazione: tra i molti standard per la scrittura e la strutturazione dei contenuti (standard europei, statunitensi, Plain English, DITA, Information Mapping, ASD-STE100, Diátexis, ecc.), concordiamo quello più adeguato per redigere la vostra documentazione, in considerazione del pubblico di destinazione, del vostro assetto tecnologico e dei requisiti normativi ai quali dovete conformarvi. All’occorrenza, possiamo redigere style guide e brand manual specifici per la vostra identità.
• Definiamo la governance della conoscenza, includendo la preparazione di protocolli per la distribuzione controllata dei contenuti, con norme per il loro aggiornamento e la tracciabilità (versioning).
• Assegniamo il personale di progetto, che integra le competenze mancanti del vostro team.

Consolidiamo la vostra knowledge base

Quando ci affidate un progetto per la gestione della conoscenza o la redazione di contenuti, raccogliamo la vostra base di conoscenza (knowledge base) per creare un archivio delle vostre informazioni, che possa essere facilmente consultato, ricercato e aggiornato.

Innanzitutto, raccogliamo la conoscenza che il vostro personale ha sviluppato nel corso degli anni. A tal fine, effettuiamo interviste e visite mirate e acquisiamo la vecchia documentazione (presentazioni, manuali, procedure, ecc.). Questo contatto permette al vostro personale di esprimere eventuali dubbi e spunti di miglioramento.

Dopo aver acquisita la conoscenza interna possiamo anche raccogliere informazioni esterne per inquadrare il contesto in cui opera la vostra impresa. Ad esempio, questa può essere un’utile attività di benchmarking rispetto ai vostri concorrenti.

Redigiamo la vostra documentazione

Una volta raccolte e verificate le informazioni che compongono la vostra base di conoscenza, siamo in grado di creare, tradurre e gestire i vostri contenuti tecnici e strategici.
Redigiamo secondo i principi di standardizzazione condivisi con il cliente, in modo che i testi risultino uniformi e di facile lettura. Inoltre, assicuriamo la riusabilità dei contenuti grazie alla loro modularizzazione, cioè alla loro strutturazione in moduli riutilizzabili.

Così facendo, trasformiamo la vostra conoscenza implicita in contenuti strutturati, multilingue e validati, curando ogni fase del progetto:

• Redazione tecnica.
• Impaginazione e soluzioni grafiche.
• Gestione mediante CMS, CCMS e sistemi multicanale.

Avrete così finalmente a disposizione tutto il vostro know-how e preserverete la conoscenza e i valori che vi rendono unici. Oltre a garantire l’efficienza operativa nel tempo, la conservazione di conoscenza e valori vi fornirà tutti gli strumenti necessari per guidare le scelte future in modo coerente ed efficace.

Aggiorniamo periodicamente i contenuti

Garantiamo il nostro pieno supporto nel lungo periodo, assistendovi negli aggiornamenti periodici dei contenuti, in base agli sviluppi dell’impresa e ai nuovi requisiti normativi e del mercato.
Sarà infatti agevole per noi aggiornare la documentazione che avevamo creato per voi, soprattutto perché la sua struttura standardizzata e modulare facilita gli interventi successivi e consente un elevato grado di riusabilità, riducendo i costi del servizio e agevolando la conformità.

Otteniamo insieme le certificazioni

Assistiamo nell’ottenimento delle certificazioni necessarie ai vostri prodotti e sistemi, implementando i requisiti posti dagli enti certificatori affinché la vostra documentazione tecnica sia sempre conforme.

Esempi di certificazioni frequenti:

• Marcatura CE
• Codifica NATO
• Dichiarazione di conformità REACH

Vi forniamo un help desk internazionale

Il servizio di help desk si basa su un sistema di ticketing con nostra risposta alle richieste di chiarimento e alle segnalazioni dei vostri utenti, in qualsiasi lingua. Questo servizio risparmia al vostro personale una notevole mole di lavoro e di responsabilità nel lungo periodo.

Ad esempio, possiamo assistere gli utenti fornendo spiegazioni sulle procedure redatte per voi, e riportarvi i loro dubbi e spunti di miglioramento. Il rilevamento di queste segnalazioni consente di sviluppare contenuti che rispondano alle esigenze reali degli utenti. Questo crea un circolo virtuoso, migliora la conoscenza e coinvolge il personale, facendolo sentire parte del processo.

Formiamo il personale

Il personale diventa parte attiva del processo di creazione della conoscenza. Infatti, l’attività di consolidamento della conoscenza coinvolge attivamente il vostro personale grazie allo scambio continuo di informazioni sulle procedure e sui contenuti sviluppati e all’ascolto delle sue segnalazioni in merito. La conoscenza diventa diffusa, un valore distintivo chiave che dà lunga vita all’impresa e si nutre del dialogo con tutto il personale che la compone.

Inoltre, SMG Languages è in grado di strutturare programmi di formazione su misura, volti a istruire il vostro personale sull’utilizzo della documentazione tecnica e dei contenuti aziendali. Questo strumento è utile sia al momento dell’onboarding del nuovo personale, sia per rafforzare le competenze e l’attitudine del personale storico. A tal fine, progettiamo corsi modulari, realizzando per voi il materiale formativo, anche in formato audiovisivo.

Comunichiamo la vostra unicità

Disporre di una base di conoscenza chiara e autentica, di contenuti efficaci e di personale consapevole, è essenziale per crescere. Questo è ciò che realizziamo mediante le azioni qui sopra descritte. Ora, possiamo sbizzarrirci nel comunicare questo patrimonio valoriale nella maniera che preferite, utilizzando le leve del marketing multicanale e le ultime novità per la comunicazione in un mondo sempre più connesso e ricettivo.

Saremo orgogliosi di diffondere la vostra voce!