Technical Writing: campi di applicazione
Data la crescente richiesta del mercato per dei servizi di redazione tecnica multilingue, abbiamo deciso di creare un articolo esplicativo in merito, delineando i tratti salienti della materia in questione (il technical writing) e descrivendo nel dettaglio le procedure da noi adottate per garantire la massima qualità del servizio.
Ma iniziamo spiegando i vantaggi e i campi di applicazione di questa attività.
Il Technical Writing (TW) è la redazione di manuali e procedure, libretti d’istruzione e simili: la creazione di tutta la documentazione volta a illustrare le caratteristiche e il funzionamento di un prodotto o processo.
Le applicazioni del Technical Writing:
- manuali d’uso, d’installazione, di manutenzione, di servizio;
- procedure aziendali;
- WEB: guide in linea, tooltip, infotip, hint, webzine, e-zine, cyberzine, hyperzine;
- riviste di settore: trade and technical journals, on-line magazines e on-line journals.
Ma non è “solo” writing: è anche Technical Communication, un servizio in grado di offrire continuità, tutela e risparmio, perché:
- attraverso i manuali il produttore comunica con l’utente del suo prodotto: il cliente che grazie a un manuale d’uso completo e al contempo chiaro e user-friendly riesce a sfruttare al meglio le caratteristiche per cui ha scelto la vostra macchina utensile, apprezzandone tutte le funzionalità, avrà una migliore percezione del vostro prodotto e si sentirà maggiormente tutelato anche in caso di incidenti.. I nostri technical writer vi assicurano un’esposizione chiara ed esaustiva delle prescrizioni e procedure di sicurezza, degli standard e delle normative di riferimento per i vostri prodotti: un ulteriore strumento di tutela sia per il produttore sia per il cliente.
- Le procedure aziendali sono finalizzate a razionalizzare e coordinare il lavoro delle persone che formano l’azienda e devono pertanto essere tecnicamente precise, ma anche comunicare chiaramente: e qui entra in gioco il technical writer, per la piena valorizzazione del contenuto delle vostre procedure.
- Con gli strumenti WEB, l’assistenza e la comunicazione con il vostro cliente saranno quanto mai continue, oltre che chiare e sicure: in qualsiasi luogo e momento l’utente del vostro prodotto potrà accedere ai vostri materiali via web, da qualsiasi dispositivo – dal pc allo smartphone al tablet – e apprezzare la continuità della vostra assistenza tecnica accedendo a help desk e altri strumenti di help on-line, in un modo mirato e rapido per lui e decisamente cost-effective per voi, grazie all’eliminazione dei costi di stampa e distribuzione del cartaceo.
- Le riviste di settore sono uno strumento prezioso per far conoscere la vostra azienda e il vostro prodotto: la precisione tecnica dei testi deve accompagnarsi alle capacità comunicative di un bravo copywriter per fare di ogni articolo un efficace strumento di pubblicità e marketing in grado di procurarvi nuovi clienti.
La Redazione Tecnica è sia Technical Writing sia Technical Communication: da qui la necessità di affiancare esperti del settore industriale e specialisti della scrittura, ingegneri e redattori, per coniugare l’accuratezza dei contenuti con l’efficacia della comunicazione al destinatario target. L’esperto tecnico fornisce contenuti completi e meticolosi, il copywriter calibra le modalità di esposizione e comunicazione secondo il profilo del destinatario del prodotto di Technical Writing, applicando con competenza l’approccio più adeguato:
- il modello tutorial, che guida l’utente passo per passo nell’apprendimento del funzionamento del prodotto in modo semplice e diretto, oppure
- il modello reference, destinato allo specialista e all’utente esperto, consistente in una descrizione rigorosa ed esaustiva delle specifiche tecniche, delle funzioni del prodotto e della sua logica operativa.
Per chi desiderasse approfondire ulteriormente il discorso a livello tecnico, invitiamo a consultare l’illuminante volume “La Magia della scrittura“.
Servizio di Technical Writing: le fasi di erogazione del servizio
Il primo step del nostro servizio di Technical Writing prevede un briefing remoto o presso la sede del cliente per:
- definire i contenuti da trattare, il livello di sintesi e/o approfondimento delle informazioni e la necessità di riferimenti a normative specifiche. Il nostro copywriter/technical writer tecnico si confronterà con un esperto del vostro settore che lo accompagnerà nella corretta comprensione della materia da trattare. L’esperto di settore potrà essere il cliente stesso; diversamente, sarà selezionato in modo da evitare ogni conflitto d’interessi.
- individuare il profilo dell’utente destinatario e l’approccio più adeguato tra il modello tutorial e il modello reference;
- definire il formato di realizzazione (cartaceo, web o audio/video), l’impaginazione, le dimensioni del documento, il numero e le caratteristiche delle pagine/videate;
- la struttura del documento: modularità, la suddivisione e ordine logico degli argomenti, eventuali allegati e indici analitici, link multimediali esterni/interni, codici QR, illustrazioni (disegni, esplosi, tabelle, fotografie);
- lingua di redazione e lingue di traduzione;
- date per le verifiche intermedie, le verifiche conclusive, per l’eventuale validazione da parte del cliente e la consegna.
A seguito del briefing la nostra Redazione Tecnica procederà a:
- individuare e raccogliere le fonti, costituite da materiale del cliente e da materiale redatto in precedenza e utile per la redazione del nuovo documento, con la consulenza di esperti del settore;
- redazione, illustrazione e impaginazione;
- verifiche interne dei contenuti da parte dei nostri revisori ed esperti del settore, per verificare fase per fase la corretta comprensione della materia da parte del copywriter;
- verifica dell’usabilità di eventuali interfacce;
- verifiche intermedie con cliente;
- traduzione e localizzazione in lingue diverse da quella di redazione. I nostri technical writer sono anche all’estero, per redigere testi tecnici direttamente in lingua straniera: disponiamo ad esempio di redattori tecnici madrelingua inglese britannico e americano.
- verifica dell’usabilità di eventuali interfacce tradotte;
- verifica complessiva del cliente;
- pubblicazione on-line o stampa cartacea. Per la pubblicazione on-line in particolare, la nostra redazione potrà utilizzare il CMS del cliente che lo richieda; il nostro staff IT è inoltre disponibile per suggerimenti e consulenza sui Content Management System più adeguati a soddisfare le esigenze del cliente.
- validazione finale da parte del cliente.
La nostra Redazione Tecnica è inoltre disponibile per l’analisi e la revisione di documentazione già esistente, di cui valuterà l’efficacia espositiva, anche in riferimento alle normative di settore e ai regolamenti in materia di salute e sicurezza: perché la sicurezza del produttore e del cliente passa anche attraverso il Technical Writing.